Wymagania Prawne Dokumentacji w Gabinecie Medycyny Estetycznej

Zabiegi medycyny estetycznej stają się coraz bardziej popularne w Polsce. Pacjenci i klienci, poszukując poprawy swojego wyglądu i samopoczucia, coraz częściej korzystają z usług gabinetów medycyny estetycznej oraz kosmetologów. Prowadzenie takiego gabinetu wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu wymagań prawnych dotyczących dokumentacji. W tym wpisie omówimy kluczowe aspekty prawne, na które należy zwrócić uwagę, podczas przechowywania dokumentacji.

‍

Dokumentacja – Podstawowe Wymagania

Każdy gabinet medycyny estetycznej i kosmetologiczny w Polsce jest zobowiązany do prowadzenia odpowiedniej dokumentacji. Dokumentacja ta jest niezbędna zarówno dla zapewnienia bezpieczeństwa klientów, jak i dla spełnienia wymogów prawnych. Podstawowe elementy dokumentacji obejmują:

1. Karta Klienta: Powinna zawierać dane osobowe klienta, historię przeprowadzonych zabiegów oraz wszelkie zalecenia dotyczące pielęgnacji po zabiegu.
2. Zgoda na Zabieg: Każdy klient musi podpisać zgodę na przeprowadzenie zabiegu, która szczegółowo opisuje jego przebieg, potencjalne ryzyko i możliwe skutki uboczne.
3. Protokół Zabiegowy: Dokumentacja każdego przeprowadzonego zabiegu, zawierająca informacje o zastosowanych materiałach, urządzeniach oraz parametrach zabiegowych.
4. Notatki Zabiegowe: Wszystkie obserwacje dotyczące stanu klienta, zarówno przed, jak i po zabiegu.

‍

Przepisy Prawne i Regulacje

Prowadzenie gabinetu medycyny estetycznej w Polsce wiąże się z koniecznością przestrzegania kilku kluczowych aktów prawnych i regulacji:

1. Ustawa o Działalności Leczniczej (lekarze): Reguluje zasady prowadzenia działalności leczniczej, w tym obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji.
2. Rozporządzenie Ministra Zdrowia (lekarze): Określa szczegółowe wymagania dotyczące dokumentacji oraz jej przechowywania.
3. RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych): Wymaga odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych klientów oraz ich przetwarzania zgodnie z obowiązującymi przepisami.

‍

Przechowywanie Dokumentacji

‍

Okres Przechowywania Dokumentacji

Dokumentacja Medyczna

Przechowywanie przez 20 lat: Dokumentacja związana z zabiegami medycznymi, w tym szczegółowe opisy zabiegów, zgody pacjentów, karty pacjentów i protokoły zabiegowe, powinna być przechowywana przez co najmniej 20 lat od daty ostatniego wpisu. Jest to zgodne z wymogami ustawy o działalności leczniczej.

Dokumentacja kosmetologiczna

Czas przechowywania dokumentacji kosmetologicznej nie jest jasno określony, kwestie te pozostawia się do oceny gabinetu. Gabinet ma prawo przechowywać dokumentację zabiegową do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikających z tytułu wykonanego zabiegu.

‍

Przechowywanie Danych Osobowych

Zgodnie z RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), dane osobowe klientów muszą być przechowywane tylko przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane. Po upływie tego okresu, dane powinny zostać bezpiecznie zniszczone lub zanonimizowane. W praktyce oznacza to, że dane powinny być przechowywane zgodnie z powyższymi wytycznymi dotyczącymi dokumentacji medycznej i kosmetologicznej.

‍

Sposoby Przechowywania Dokumentacji

Dokumentacja powinna być przechowywana w sposób zapewniający jej integralność i bezpieczeństwo. Można to osiągnąć poprzez:

• Systemy Informatyczne: Stosowanie odpowiednio zabezpieczonych systemów informatycznych do przechowywania elektronicznych dokumentów.
• Archiwizacja Fizyczna: Dokumenty papierowe powinny być przechowywane w zamkniętych szafach, zabezpieczonych przed dostępem osób nieuprawnionych.
• Regularne Aktualizacje: Systematyczne aktualizowanie i archiwizowanie dokumentacji, aby zapewnić jej zgodność z obowiązującymi przepisami.

‍

Kontrole i Audyty

Gabinet medycyny estetycznej lub kosmetologiczny może być poddany kontrolom ze strony organów nadzorczych, takich jak Państwowa Inspekcja Sanitarna czy Urząd Ochrony Danych Osobowych. Kontrole te mogą obejmować sprawdzenie zgodności prowadzonej dokumentacji z obowiązującymi przepisami. Dlatego ważne jest, aby dokumentacja była prowadzona starannie i systematycznie.

‍

Korzyści z Korzystania z Cleo

Korzystanie z platformy Cleo niesie za sobą wiele korzyści, które mogą znacznie ułatwić prowadzenie gabinetu medycyny estetycznej lub kosmetologicznego:

1. Zarządzanie Dokumentacją: Cleo umożliwia bezpieczne i zgodne z przepisami przechowywanie dokumentacji klientów w formie elektronicznej.
2. Bezpieczeństwo Danych: Platforma zapewnia zaawansowane zabezpieczenia, chroniąc dane osobowe klientów przed nieautoryzowanym dostępem, co jest kluczowe w kontekście wymagań RODO.
3. Łatwy Dostęp: Dzięki Cleo masz dostęp do dokumentacji klientów z dowolnego miejsca i urządzenia, co ułatwia pracę i pozwala na szybkie reagowanie na potrzeby klientów.
4. Zarządzanie Klientami: System umożliwia łatwe zarządzanie wizytami, historią zabiegów i komunikacją z klientami, co pozwala na budowanie długotrwałych relacji i zwiększenie satysfakcji klientów.
5. Zgody na Zabieg: Cleo pozwala na cyfrowe zbieranie zgód na zabiegi, co upraszcza proces administracyjny i minimalizuje ryzyko utraty dokumentów.

Prowadzenie gabinetu medycyny estetycznej lub kosmetologicznego wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu wymagań prawnych dotyczących dokumentacji. Zapewnienie zgodności z przepisami prawa oraz dbanie o bezpieczeństwo danych osobowych klientów to kluczowe elementy, które wpływają na funkcjonowanie gabinetu. Cleo jest narzędziem, które może znacznie ułatwić zarządzanie dokumentacją, zwiększając efektywność i bezpieczeństwo pracy.

Mamy nadzieję, że ten wpis pomoże w zrozumieniu wymagań prawnych i ułatwi prowadzenie gabinetu zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dodatkowych informacji, zapraszamy do kontaktu z nami.

Zapraszamy do wypróbowania za darmo aplikacji Cleo oraz dołączenia do naszej społeczności na Instagramie, aby być na bieżąco z najnowszymi informacjami i poradami z zakresu medycyny estetycznej i kosmetologii.

‍